Réaliser un PDF accessible
L’accessibilité entre en compte pour les documents que vous transmettez à vos utilisateurs. Vous êtes, en effet, responsables de la qualité et de l’accessibilité des documents fournis par vos services sur votre portail ou par tout autre moyen (papier, mail, newsletter, etc.).
Il est conseillé de prendre en compte l'accessibilité dès le départ, au moment de la réalisation du document. Les logiciels Word, InDesign et Acrobat Pro peuvent vous y aider.
Formulaire de saisie de données
Pour les documents permettant la saisie de données par les citoyens, il est recommandé de créer un formulaire web. Il existe différents types de formulaires web avec ou sans authentification comme par exemple un sondage, un formulaire de contact, un formulaire de commande, etc.
Versions papiers
Pour une mise à disposition d’un document papier accessible à une majorité, il vous sera nécessaire de vérifier que le texte est lisible et compréhensible. Vous devrez surveiller les taux de contrastes des couleurs et l’utilisation d’un langage clair.
Cependant, rendre un format papier accessible est difficile à réaliser et ne permettra pas de s’adapter à toutes les formes de handicaps moteur et visuel. Par exemple, si vous souhaitez être accessible aux aveugles sur un format papier, il vous faudra réaliser des impressions braille. Le Centre pour le développement des compétences relatives à la vue (CDV) peut, dans certains cas, traduire et imprimer vos publications et brochures.
Versions numériques
Pouvez-vous donner un accès direct aux informations du document à partir de votre site internet ? Votre site est-il lui-même accessible ?
Si les réponses sont oui, au début du document, vous pouvez éventuellement renvoyer vers la page web donnant accès à ces informations. Sinon vous devrez rendre le document accessible et ainsi permettre de transmettre l’information à tous vos utilisateurs.
Les principes
Quel que soit le document, les éléments suivants doivent être présents :
- Les images ont des alternatives pertinentes (astuces accessibilité concernant les images).
- Si le document est en plusieurs parties, il est structuré au moyen de marque page.
- L’ordre de lecture du document est logique.
- Les tableaux sont structurés de manière pertinente (astuces accessibilité concernant les tableaux).
- Le contenu est structuré avec des balises appropriées au niveau des titres, des listes, des changements de langues.
- Si des liens sont présents, ils sont significatifs.
- La langue du document est correctement renseignée dans les propriétés.
- Le titre du document est pertinent.
- Les couleurs sont utilisées de manière appropriée (astuces accessibilité concernant les couleurs).
Comment produire des documents PDF accessibles ?
Prenez en compte l'accessibilité dès le départ, au moment de la réalisation du document. Que le document soit déjà finalisé ou en ébauche, les logiciels Word, InDesign et Acrobat Pro ont des fonctions d'accessibilité qui vous permettront de réaliser des documents accessibles.
Pour vous assister dans l’élaboration de documents pdf, plusieurs manuels sont disponibles en bas de page.
Avec Word
Il vous suffit de respecter les principes listés avant puis de générer le pdf avec les bons paramètres.
Vous devrez, en particulier, créer vos styles de titre avec les niveaux de titre de Word pour former une structure logique dans le document, renseigner un titre approprié et la langue.
Le vérificateur de Word vous aidera dans cette mission. Pour le lancer,
- allez dans l’onglet Fichier puis informations.
- utilisez la fonction « Vérifier la présence de problèmes » puis « Vérifier l’accessibilité ».
Un volet correction de l'accessibilité s'ouvre à coté du document, il liste l'ensemble des éléments à corriger et au clic sur ces éléments, il vous donne la marche à suivre pour corriger l'erreur.
Pour la conversion du document, vous devrez procéder de la manière suivante :
Word 2010/2013
- Dans l'onglet "Fichier", utilisez la fonction « Enregistrez sous », sélectionnez « Pdf »
- Dans cette boite de dialogue, cliquez sur options
- Vérifiez que ces cases sont cochées : « balises de structures pour l’accessibilité » et « texte de bitmap quand les polices ne peuvent être incorporées »
Word 2016 (et versions plus récentes)
- Dans l'onglet "Fichier", utilisez la fonction « Enregistrer au format PDF »
- Dans cette boite de dialogue, cliquez sur Options
- Vérifiez que ces cases sont cochées : « Créer un fichier conforme à la norme PDF/A-1a:2005 » et « Activer l’accessibilité et la redistribution pour les fichiers PDF balisés »
Pour aller plus loin
Voici quelques ressources qui pourraient également vous intéresser :
- Le projet AcceDe coordonné par Atalan a notamment publié des notices faciles à prendre en main pour rendre accessible des documents PDF à partir de Acrobat Pro et à partir de InDesign.
- Le site Adobe fournit également une mine d’informations : Adobe accessibility, en particulier la documentation pour créer des PDF accessibles.
- Microsoft et l'association braillenet ont rédigé une notice pour l'accompagnement à l'accessibilité dans word.
- Un guide « Comment créer un document PDF accessible dans Word ? » réalisé par l'association "Point de Vue sur la Ville".
- Des procédures très complètes, destinées aux services de l’État français, pour produire des documents bureautiques accessibles.
Vous trouverez dans l'article évaluer l'accessibilité d'un document PDF différentes techniques pour évaluer l’accessibilité et la corriger.
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