Réaliser un PDF accessible (1/2)

L’accessibilité, comme nous l’avons vu dans les rendez-vous précédents, concerne de nombreux éléments de vos portails web. Mais elle entre également en compte pour les documents que vous transmettez à vos utilisateurs. Vous êtes, en effet, responsables de la qualité et de l’accessibilité des documents fournis par vos services sur votre portail ou par tout autre moyen (papier, mail, newsletter, etc.)

Il est préférable et plus rapide de prendre en compte l'accessibilité dès le départ, au moment de la réalisation du document. Les logiciels Word, InDesign et Acrobat Pro peuvent vous y aider.

Dans cet article, il n'est pas question des documents permettant la saisie de données. Nous aborderons uniquement les documents PDF d’information.

Versions papiers

Pour une mise à disposition d’un document papier accessible à une majorité, il vous sera nécessaire de vérifier que le texte est lisible et compréhensible. Vous devrez donc surveiller les taux de contrastes et l’utilisation d’un langage clair.

Cependant, rendre un format papier accessible est difficile à réaliser et ne permettra pas de s’adapter à toutes les formes de handicaps moteur et visuel. Par exemple, si vous souhaitez être accessible aux aveugles sur un format papier, il vous faudra réaliser des impressions braille. L’Institut pour déficients visuels peut, dans certains cas, traduire et imprimer vos publications et brochures.

L’une des manières de rendre un document accessible est de fournir un format numérique (directement en contenu web ou en document téléchargeable).

Versions numériques

Pouvez-vous donner un accès direct aux informations du document à partir de votre site internet? Votre site est-il lui-même accessible ?

Si les réponses sont oui, au début du document, vous pouvez éventuellement renvoyer vers la page Web donnant accès à ces informations. Sinon vous devrez rendre le document accessible et ainsi permettre de transmettre l’information à tous vos utilisateurs.

Les principes

Quel que soit le document, les éléments suivants doivent être présents :

Comment produire des documents PDF accessibles

Il est préférable et plus rapide de prendre en compte l'accessibilité dès le départ, au moment de la réalisation du document. Mais cela est également possible sur des documents déjà finalisés (nous verrons cela plus en détails dans le prochain article). Que le document soit déjà finalisé ou en ébauche, les logiciels Word, InDesign et Acrobat Pro ont des fonctions d'accessibilité qui vous permettront de réaliser des documents accessibles.

Avec Acrobat Pro et InDesign

Pour vous assister dans l’élaboration de documents pdf, les manuels suivants vous aideront :

Avec Word

Il vous suffit de respecter les principes listés ci-dessus puis de générer le pdf avec les bons paramètres.

Vous devrez, en particulier, créer vos styles de titre avec les niveaux de titre de Word pour former une structure logique dans le document, renseigner un titre approprié et la langue.

Le vérificateur de Word vous aidera dans cette mission. Pour le lancer,

  • allez dans l’onglet Fichier puis informations.
  • utilisez la fonction « Vérifier la présence de problèmes » puis « Vérifier l’accessibilité ».

Un volet correction de l'accessibilité s'ouvre à coté du document, il liste l'ensemble des éléments à corriger et au clic sur ces éléments, il vous donne la marche à suivre pour corriger l'erreur.

Pour la conversion du document, vous devrez procéder de la manière suivante :

  • Utilisez la fonction « enregistrez sous », sélectionnez « Pdf »
  • Dans cette boite de dialogue, cliquez sur options
  • Vérifiez que ces cases sont cochées : « balises de structures pour l’accessibilité » et « texte de bitmap quand les polices ne peuvent être incorporées »

Microsoft et l'association braillenet ont rédigé une notice pour l'accompagnement à l'accessibilité dans word (2Mo, doc).

Nous aborderons, dans le prochain article, différentes méthodes de tester l’accessibilité d'un document pdf et comment la corriger.

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